وجود تجهیزات و امکانات مورد نیاز در اتاق کنفرانس، پیشروی هرچه بهتر تیم را به ارمغان می‌آورد. در این مقاله 10 مورد از تجهیزات ضروری اتاق کنفرانس را ذکر می‌کنیم.
مجهز سازی اتاق کنفرانس
همکاری و مشورت در کار‌ها موجب می‌شود که سرعت انجام کار و کیفیت آن بالاتر رود. برگزاری جلسات بین اعضای تیم مشارکت در امور را بیشتر می‌کند. مجهز سازی اتاق کنفرانس، با ابزار‌های صوتی و ویدئو وال؛ روند جلسه را بهتر پیش می‌برد. از مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز برای اتاق کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
میز کنفرانس
دلیل اصلی تشکیل جلسه این است که اعضای یک مجموعه گرد هم آیند. وجود یک میز کنفرانس بزرگ در مقابل ویدئو وال در اتاق کنفرانس از الزامات است. رو به رو نشستن افراد در اطراف میز کنفرانس، امکان بحث و تبادل نظر را به خوبی فراهم می‌کند. میز کنفرانس نقطه کانونی است که محلی برای تبادل و به اشتراک گذاشتن نظرات به حساب می‌آید.
صندلی‌های راحت
باید راحتی هر یک از اعضا در حین برگزاری جلسه مد نظر قرار گیرد. استفاده از صندلی‌هایی با پشتی بلند، انتخاب مناسبی برای اتاق جلسه به حساب می‌آید. چرخان بودن صندلی‌ها کمک می‌کند تا اعضا به راحتی حین ارائه‌ها، به ویدئو وال نگاه کنند. صندلی مدیر جلسه به طور معمول در مقابل ویدیو وال قرار می‌گیرد. توصیه می‌شود که صندلی رئیس با صندلی اعضا کمی تفاوت از نظر ظاهری داشته‌باشد.
ویدئو وال
به طور معمول نمایش تصاویر، ویدئو، نمودار و اسناد در خلال جلسه مورد نیاز است. ویدئو وال می‌تواند با کیفیت بالا، محتواهای تصویری را به نمایش بگذارد. ویدیو وال نوعی تلویزیون شهری است که امروزه کاربرد گسترده‌ای پیدا کرده است. فاصله همه افراد در اتاق جلسه از ویدئو وال به یک اندازه نیست.
کیفیت این نمایشگر دیجیتال شهری به قدی بالاست که حتی از فواصل دور هم نوشته‌ها به راحتی خوانده می‌شوند. ویدئو وال با ابعاد بزرگ خود، فناوری پیشرفته‌ای را در خود جای داده‌است. این نمایشگر دیجیتال شهری، از محتواهای گوناگون، برای پخش پشتیبانی می‌کند. از جمله برند های مطرح بازار می توان ویدئو وال دیجی کالا، ویدیو وال دیاکو، سامسونگ اشاره کرد.
سیستم صوتی
برای این‌که جلسه به خوبی برگزار شود؛ باید تمامی افراد حاضر صدای یک‌دیگر را به خوبی بشنوند. این موضوع اهمیت وجود بلندگو و میکرفون با کیفیت در اتاق کنفرانس را به خوبی نشان می‌دهد. کیفیت پایین سیستم صوتی، تمایل افراد برای شرکت در جلسات طولانی مدت را کم می‌کند.
سیستم بی سیم
اتصالات مختلف برای ابزار‌های الکترونیکی امروزه به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند. استفاده از فناوری بی سیم رواج زیادی پیدا کرده است. کار با سیستم‌های بی سیم سرعت انجام امور را بالاتر می‌برند. این فناوری نیاز به جابه‌جایی پیوسته کامپیوتر شخصی را در بین اتاق‌های شرکت نیز کاهش می‌دهد. در چنین شرایطی دیگر نیازی به وجود اتصالات متعدد در اتاق جلسه نیست. وجود سیم‌های فراوان در اتاق جلسه زیبایی ظاهری محل برگزاری جلسه را نیز پایین می‌آورد.
ابزار‌های حفظ حریم خصوصی
شفافیت و اعتماد بین اعضای یک تیم باید حرف اول را بزند. در برخی مواقع مثل عقد قراردادهای بزرگ، نیاز به حفظ حریم خصوصی است. با تغییرات ساده در شیشه‌های اتاق جلسات می‌توان این شرایط را برای برگزاری جلسات فراهم کرد.
استفاده از پرده‌های کرکره‌ای راهکار مناسبی برای داشتن یک تجارت خصوصی به حساب می‌آید. امروزه برخی از شیشه‌ها بدون نیاز به پرده، با تنظیماتی ساده، از حالت شفاف به مات تغییر پیدا می‌کنند.
دوربین فیلم برداری با کیفیت
مستند سازی جلسات تشکیل شده مورد مهمی است که باید حتما مورد توجه قرار گیرد. پر کردن فرم صورت جلسه و نوشتن نکات مهم، امروزه کفایت نمی‌کند. استفاده از یک دوربین فیلم برداری پیشرفته می‌تواند راهکار مناسبی برای مستند سازی تصویری و صوتی باشد. برای ضبط جلسات و داشتن ویدئو از تمامی زوایا، استفاده از دوربین‌های 360 درجه توصیه می‌شود.
نرم افزار مناسب
با شیوع کرونا، برگزاری جلسات از شکل حضوری به ترکیبی از مجازی و حضوری تغییر پیدا کرد. این موضوع باعث شد که افراد به استفاده از نرم افزار‌های ارتباط جمعی، بیش از پیش روی بیاورند. داشتن نرم افزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین نیز یکی از ملزومات اتاق جلسه است. جلسات به صورت ترکیبی از افراد حاضر و اعضای آنلاین می‌تواند تشکیل شود. ویدیو وال در این شرایط نیز به نمایش تصویری اعضای آنلاین در جلسه کمک می‌کند.
نرم افزاری ساده برای برگزاری آسان‌تر این نوع جلسات ترکیبی مورد استفاده قرار می‌گیرد. داشتن رابط کاربری آسان در انتخاب این نرم افزار‌ها فاکتور مهمی به حساب می‌آید.
نورپردازی مناسب
نور یکی از عوامل مهمی است که بر روی روحیه و انگیزه افراد در طول جلسه تاثیر می‌گذارد. کم و ناکافی بودن نور، انرژی افراد را به سرعت کاهش می‌دهد. در اتاق کنفرانس بایستی توجه ویژه‌ای به نورپردازی شود. چراغ‌های سقفی و دیواری امروزه به طور گسترده برای دستیابی به اتاق کنفرانس با نورپردازی قوی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
وجود سایر تجهیزات الکترونیکی
در اتاق کنفرانس بایستی امور مربوط به آماده سازی جلسه در مدت زمان کوتاهی به اتمام برسد. وجود دستگاه چاپگر در چنین موقعیت‌هایی سرعت جلسه را بالاتر می‌برد. تلفن و دستگاه فاکس نیز از جمله تجهیزات مورد نیاز در اتاق کنفرانس هستند.
سخن پایانی
چیدمان اجزای مختلف و دکوراسیون داخلی در محیط‌های اداری از اهمیت زیادی برخوردار است. اتاق کنفرانس نیز باید تجهیزات لازم برای برگزاری یک جلسه را داشته باشد. ویدیو وال یکی از مهم‌ترین تجهیزات مورد نیاز برای آماده سازی اتاق جلسه به حساب می‌آید. جهت قیمت ویدئو وال می توانید به وبسایت دیاکو مراجعه کنید.
